如何使用Outlook：23个节省时间的技巧

每天在Outlook中节省时间

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亨氏TSCHABITSCHER
亨氏TSCHABITSCHER
作家
自1997年以来，一位前自由职业者撰稿人已经审查了数百个电子邮件计划和服务。
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亨氏TSCHABITSCHER
于2020年1月31日更新

如果您花费大部分时间处理电子邮件，则有很多使用方法外表更有效率。更改默认值符合您的工作方式。利用一个或两个键盘快捷键。设置过滤器以自动化任务。并且，确保Outlook以最大速度运行。查看以下技巧和秘密，您将订阅一点时间。

本文中的说明适用于Outlook 2019，Outlook 2016，Outlook 2013，Outlook 2010和Microsoft 365的Outlook。

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一键文件消息

快速步骤的屏幕截图

经常做的事情更快。设置一键操作以轻松管理电子邮件。

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流线对话

对话设置的屏幕截图

不要用其他地方引用的消息乱扔电子邮件夹。找出如何使用Outlook自动清理电子邮件。Outlook将为您移动或删除这些冗余电子邮件。

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重新发送电子邮件

重新发送电子邮件的屏幕截图

在Outlook中重新发送电子邮件以重用其内容，主题或收件人，而不是从空白消息开始。

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保持Outlook文件小而活泼

数据文件的屏幕截图

如果您希望Outlook快速，请保持您的主PST文件大小小的。PST文件是Outlook存储电子邮件，联系人，日历等的地方。保持PST文件小的一种方法是移动旧邮件例如，到一个单独的存档文件。

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建立一个室外或自动度假

自动答复的屏幕截图

当您不在时，请您代表您的Outlook答复，并且无法回复您的电子邮件。这不仅可以在假期后赶上，而且还节省了时间。

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移动项目的屏幕截图

如果您没有为文件夹设置一键式文件，Outlook可以快速将电子邮件移至文件夹。您可以使用键盘传输消息，例如功能区上的方便按钮。

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在Outlook中保存为模板的屏幕截图

当您向不同的收件人撰写类似的消息时，将这些电子邮件之一保存为Outlook的模板，以备将来使用。您将以令人羡慕的速度发送相同的电子邮件或类似的电子邮件。

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更改默认的Outlook字体面和大小

Outlook中字体的屏幕截图

如果您认为Outlook在撰写消息或阅读电子邮件时使用的字体太宽，高，小，小，大或蓝色，请更改它。找出如何在Outlook中设置精确的字体，字体样式和颜色以默认使用电子邮件。

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删除和静音对话

忽略对话的屏幕截图

当您发现自己通过完全无关紧要的电子邮件和对话来涉足时，Outlook可以提供帮助。找出如何使用Outlook删除整个对话，并让Outlook自动删除同一线程中的未来电子邮件。

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将一个发件人的邮件自动过滤到特定文件夹

规则的屏幕截图

从任何电子邮件开始，以设置Outlook过滤器，该过滤器将所有未来的消息从同一发件人自动移动到特定文件夹。

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查找相关的屏幕截图

在Outlook中，查找所有相关消息很容易。只需搜索联系人名称或主题行中的单词即可。Outlook列出了与您的搜索术语匹配的每条消息。

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集合的屏幕截图为默认

确保您撰写的新消息从Outlook中选择的电子邮件地址最有可能开始。

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在消息中搜索

消息中查找的屏幕截图

想在一封长电子邮件中找到东西吗？找出如何使用Outlook在电子邮件中搜索文本。

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安排电子邮件将稍后发送

延迟交付的屏幕截图

您可以指示Outlook仅在特定日期或之后发送消息。这对于定期发生的活动（例如每周会议公告）非常方便。

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快速删除消息

您是否刚刚删除了Outlook中的电子邮件，该电子邮件尚未准备好进入已删除的项目文件夹？这是一种立即获取电子邮件的简单方法。

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设置发行列表

将成员添加到分销列表的屏幕截图

在Outlook中创建自己的邮件列表，并轻松地将消息发送给无需输入所有电子邮件地址的人。

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从消息中删除附件

删除附件的屏幕截图

保留消息；失去大尺寸。找出如何使用Outlook从电子邮件中删除附加的文件（在其他地方保存之后）。您可以大量修剪邮箱的大小。

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快速查找发件人的所有邮件

屏幕截图显示在Outlook消息中

Outlook找到来自特定发件人的所有消息，并通过此提示快速向您展示。

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设置一个“所有邮件”文件夹

搜索文件夹创建的屏幕截图

查看所有发送，接收，存档和提交的电子邮件，以在Outlook中的一个地方进行帐户。

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拥有Outlook突出显示邮件仅发送给您

屏幕截图突出显示我的消息

当您是唯一的电子邮件收件人时，与您是十几个人中的一员相比，该消息通常更重要。找出Outlook如何突出显示只有您的消息。

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编辑收到消息的屏幕截图

您可以编辑任何收到的电子邮件并添加自己的文本，而不是将电子邮件转发给您自己或在Outlook的其他地方或外面的其他地方发出注释。

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自动CC：您发送的所有邮件

规则向导的屏幕截图

Outlook可以将您撰写的每条消息的副本发送到另一个电子邮件地址。

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通过节省时间的加载额来扩展前景

Outlook附加组件的屏幕截图

诸如ClearContext之类的附加组件，尼尔森电子邮件组织者，Xobni，Lookeen和Auto-Mate可以通过将正确的信息放在指尖附近，明智地过滤并自动化重复性任务来改善您的Outlook工作流程。

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