在Excel中输入数据的注意事项

第一次在电子表格中正确输入数据可以避免以后的问题，并使您更容易使用Excel的许多工具和功能，例如公式而且图表．本教程涵盖了进入的基本操作数据进入电子表格程序，比如Excel，谷歌表和Open Office Calc。

Excel数据输入概述

Excel工作表是存储大量数据的强大分析工具。通过使用Excel数据输入最佳实践，确保正确显示和分析数据。

下面是使用Excel时需要注意的事项:

• 做计划你的电子表格。
• 不输入相关数据时，请保留空白行或列。
• 做经常存钱，把钱存到两个地方。
• 不使用数字作为列标题，数据中不要包含单位。
• 做在公式中使用单元格引用和命名范围。
• 不不锁定包含公式的单元格。
• 做对数据进行排序。

计划你的电子表格

在Excel中输入数据时，在开始输入之前计划好是一个好主意。决定如何使用工作表，它将包含哪些数据，以及将如何处理这些数据。这些决定将极大地影响工作表的最终布局。

如果以后需要重组电子表格以提高效率，那么在输入前进行规划可以节省时间。

以下是在规划Excel工作簿时需要考虑的几点:

• 电子表格的目的是什么?
• 电子表格将保存多少数据?
• 图表是必要的吗?
• 电子表格会打印出来吗?

电子表格的用途是什么?

电子表格的用途决定了数据的位置，因为最关键的信息需要可见并易于访问。如果您的数据需要计算，计算将确定哪些公式和功能以及公式应该输入的位置。

电子表格能容纳多少数据?

电子表格最初持有的数据量以及之后将向其添加的数据量决定了工作簿所需的工作表数量。

以下是一些建议:

• 不要把数据分散得太广。当数据包含在多个工作表中时，可能很难找到特定的信息。此外，跨多个工作表或工作簿的计算也会影响Excel的性能。
• 对于大型工作表，在列标题上方显示重要的列总数，而不是在工作表底部显示，以便快速查找摘要信息。

需要图表吗?

如果将在一个或多个图表中使用全部或部分数据，则可能会影响信息的布局。

使用图表时，请遵循以下最佳实践:

• 根据图表的类型，数据可能需要以不同的方式分组。例如，为饼图创建一个摘要区域。
• 对于大型电子表格，将图表移动到不同的页面，这样工作表中就不会充斥着数据和图像。

电子表格会被打印出来吗?

如何组织数据取决于数据的打印方式。将打印所有数据还是只打印部分数据?数据将以纵向或横向布局打印?

打印工作表时，请记住以下提示:

• 如果工作表是在字母大小的纸张(8.5英寸x 11英寸)上使用纵向视图打印的，请将大部分数据放在几列下的行中。这样，标题在一张纸上可见。
• 如果工作表打印在多个工作表上，请在每页的顶部打印列标题。列标题提供了数据的概述，并使数据更易于访问和阅读。
• 如果打印了几列数据，则使用横向布局将所有标题保持在一页上。同样，如果需要多页，请在每页的顶部打印列标题。
• 如果工作表中包含图表，请在打印工作簿之前将图表移动到单独的工作表中。

输入相关数据时，不要留下空白行或列

空白行或列在数据表或相关范围的数据中，使得难以正确使用Excel的一些功能，如图表、透视表和特定函数。

即使是包含数据的行或列中的空白单元格也可能导致如下图所示的问题。

空格的缺失有助于Excel在使用一系列功能时检测和选择相关数据，例如排序、过滤或自动和。

在处理行和列中的数据时，请遵循以下提示:

• 在表的第一列顶部放置一个描述性标题，下面是数据。
• 如果有多个数据系列，则在列中(从左到右)依次列出它们，每个数据系列的标题位于顶部。

保持不相关的数据分离

虽然将相关数据保存在一起很重要，但分离不相关的数据也很有用范围的数据。在工作表上的不同数据范围或其他数据之间保留空白列或行，以便Excel选择正确的相关数据范围或表。

经常存钱

经常保存工作的重要性再怎么强调也不为过。如果你使用基于网络的电子表格如谷歌表或Excel在线，保存不是一个问题。这些程序没有保存选项。相反，电子表格会自动保存到您的云帐户与自动保存功能。

对于桌面电子表格程序，在更改两到三次后保存工作。例如，在添加数据、格式化列标题或输入公式后保存。至少，每隔两到三分钟保存一次工作。

尽管随着时间的推移，计算机和计算机软件的稳定性有了很大的提高，但软件仍然会崩溃，电源故障也会发生，其他人有时会被你的电源线绊倒，把它从墙上的插座里拔出来。当事故发生时，数据的丢失会增加你的工作量，因为你要重新构建你已经做过的事情。

Excel有一个AutoSave特性，它通常工作得很好，但不应该完全依赖它。养成通过频繁保存来保护数据的习惯。

省钱捷径

您不必将鼠标移动到ribbon上并单击图标来保存您的工作。相反，要养成习惯使用键盘快捷键保存组合。当您想保存工作表时，按Ctrl+年代．

在两个地方存钱

这也很重要保存数据在两个不同的地方。第二个位置是备份。最好的备份是在与原始备份不同的物理位置上的备份。

当保存工作簿的备份副本时，请考虑将文件保存到云帐户。当工作簿存储在您的计算机和云中时，您不仅在云中有备份副本，而且云设计有冗余备份，这意味着您的数据存储在多个服务器上。

云备份

同样，备份并不一定是一项耗时的任务。

如果安全不是问题，比如工作表是DVD的列表，那么通过电子邮件给自己发一份拷贝就足够了。如果安全性是一个问题，云存储是一个选择。

在在线电子表格的情况下，程序的所有者备份他们的服务器，这包括所有的用户数据。但为了安全起见，请将该文件的副本下载到您的计算机。

不要使用数字作为列标题，也不要在数据中包含单位

在列的顶部和行的开头使用标题来标识数据，标题使排序等操作更简单。但是不要使用诸如2012、2013等数字作为标题。

如上图所示，作为数字的列标题和行标题可能会无意中包含在计算中。如果您的公式包含自动为函数选择数据范围的函数论点，例如自动求和，列标题中的数字将导致一个问题。

通常，这样的函数，其中还包括AutoMax而且AutoAverage，它会先寻找一列数字，然后再向左寻找一行数字。任何数字标题都将包括在所选范围内。

用作行标题的数字可能被误认为是其他数字数据系列如果选择作为图表范围的一部分，而不是作为轴标签。

标题中保持单元

不要在每个带有数字数据的单元格中输入货币、温度、距离或其他单位。如果这样做，Excel或谷歌Sheets可能会将所有数据视为文本。

相反，在列的顶部的标题中放置单位，以确保这些标题是文本格式，并且不会产生问题。

文字在左边，数字在右边

判断是否有文本或数字数据的快速方法是检查单元格中数据的对齐方式。默认情况下，Excel和谷歌Sheets中的文本数据向左对齐，单元格中的数字数据向右对齐。

虽然这种默认对齐方式可以更改，但在输入所有数据和公式后，应该应用格式。默认对齐方式会提示工作表中的数据格式是否正确。

百分比和货币符号

在工作表中输入数据的最佳实践是输入普通数字，然后格式化单元格以正确显示数字，例如百分比或货币。

Excel和谷歌工作表可以识别与数字一起输入单元格的百分比符号。这些应用程序还接受常见的货币符号，如美元符号($)或英镑符号(£)，如果你将它们与数字数据一起输入单元格，但其他货币符号，如南非兰特(R)，则被解释为文本。

为了避免潜在的问题，输入金额然后格式化货币单元格而不是输入货币符号。

在公式中使用单元格引用和命名范围吗

单元格引用和命名范围都可以并且应该在公式中使用，以保持公式和整个工作表没有错误并保持最新。

单元格的引用是a的列字母和行号的组合吗细胞，如A1、B23、W987。单元格引用标识数据在工作表中的位置。

命名范围或定义的名字与单元格引用类似，因为它用于标识工作表中的单元格或单元格范围。

引用公式中的数据

Excel中使用公式来进行加法或减法等计算。

如果实际数字在公式中，如:

= 5 + 3

每次数据改变时，您都必须编辑公式。因此，如果新的数字是7和6，公式就变成:

= 7 + 6

或者，如果将数据输入工作表中的单元格，则在公式中使用单元格引用或范围名称，而不是数字。

如果在单元格A1中输入数字5，在单元格A2中输入数字3，则公式为:

= a1 + a2

要更新数据，您将更改单元格A1和A2的内容，但保持公式不变。Excel自动更新公式结果。

当工作表包含复杂公式以及多个公式引用相同数据时，此方法非常有用。然后只更改一个位置的数据，该位置又会更新引用它的公式。

单元格引用和命名范围还通过保护公式不受意外更改而使更改的数据单元格可访问，从而使工作表更安全。

指向数据

Excel和谷歌表的另一个特性是单元格引用或范围名称可以使用指出这涉及单击单元格将引用输入公式。指向减少了由于输入错误的单元格引用或拼写错误的范围名称而导致错误的可能性。

使用命名范围来选择数据

为相关数据区域指定名称可以更容易地选择要排序或筛选的数据。

不要让包含公式的单元格处于解锁状态

在花费大量时间使公式正确并使用正确的单元格引用之后，许多人犯了一个错误，即使这些公式容易受到意外或无意更改的影响。

如果使用单元格引用或命名范围，则锁定包含公式的单元格。如有必要，密码保护单元格以保证它们的安全。

同时，保持包含数据的单元格未锁定，以便用户可以输入更改并保持电子表格的最新状态。

保护工作表或工作簿分为两步:

1. 确保锁定了正确的单元格．
2. 通过添加密码来保护工作表。

一定要对数据进行排序

对数据进行排序在你完成输入之后。在Excel或谷歌Sheets中处理少量未排序的数据通常不是问题，但随着电子表格变得越来越大，就很难有效地处理它。

排序后的数据更容易理解和分析。一些函数和工具，例如VLOOKUP而且小计，需要经过排序的数据才能返回准确的结果。

同时,以不同的方式对数据进行排序发现一开始并不明显的趋势。

选择需要排序的数据

Excel需要知道你需要排序的确切范围，并识别相关数据的区域，如果有:

1. 相关数据区域内没有空白行或空白列。
2. 相关数据区域之间的空白行和空白列。

Excel还确定数据区域是否有字段名称并将这一行排除在排序之外。

但是，允许Excel选择排序范围可能是有风险的，特别是对于难以检查的大量数据。

使用名称选择数据

要确保选择了正确的数据，请在开始排序之前突出显示范围。如果您计划对相同范围的数据重复排序，最好的方法是给它一个名称。

排序指定范围的数据时，在名字的盒子，或从关联的下拉列表中选择。Excel会自动突出显示工作表中正确的数据范围。

对隐藏行和列进行排序

Excel不包括隐藏行和列，因此这些行和列必须在排序发生之前取消隐藏。例如，如果第7行隐藏在要排序的数据范围内，它将保持为第7行，不会移动到已排序数据中的正确位置。

数据列也是如此。按行排序涉及到数据列的重新排序，但如果列B在排序之前被隐藏，那么在排序之后它仍然是列B。

将数字存储为数字

检查所有数字是否都被格式化为数字。如果结果不是您所期望的，则该列可能包含以文本而不是数字存储的数字。例如，从某些会计系统导入的负数或以撇号(＇)以文本形式存储。

方法对数据进行快速排序时无所不包的或Z-A按钮，事情可能会出错。如果数据中有空白行或空白列，则有些数据将进行排序，有些则不会。在排序之前确保选择了正确的数据范围的最简单方法是给它一个名称。

如果选择了单个单元格，Excel将选择扩展到一个范围(很像按下键Ctrl+转变+8)以一个或多个空白列和行为界。然后检查选定范围内的第一行，以确定它是否包含标题信息。

列标题必须符合严格的准则，Excel才能将其识别为标题。例如，如果标题行中有空白单元格，Excel可能认为它不是标题。同样，如果标题行的格式与数据范围中的其他行相同，则Excel可能无法识别标题。此外，如果数据表由文本组成，而标题行中只有文本，Excel将无法识别标题行;标题行看起来就像Excel的另一个数据行。

Excel只在选择范围后进行排序，Excel确定是否有标题行。排序结果取决于Excel是否正确地进行了范围选择和标题行确定。例如，如果Excel不认为有标题行，那么标题将被排序到数据体中。

为确保正确识别数据范围，请使用Ctrl+转变+8快捷方式查看Excel选择的内容。属性时，如果它不符合您的期望，则要么修改表中数据的特征，要么选择数据范围排序对话框。

为确保标题被正确识别，请使用Ctrl+转变+8快捷方式选择数据范围，然后查看第一行。如果标题在第一行中选定的单元格中有空白单元格，第一行的格式与第二行相同，或者您选择了多个标题行，则Excel假定没有标题行。若要纠正此问题，请对标题行进行更改，以确保Excel能够识别它们。

如果数据表使用多行标头，Excel可能很难识别它们。当你希望Excel在头文件中包含空白行时，问题就复杂了;它只是不能自动完成。但是，您可以在排序之前选择要排序的行。换句话说，要明确你想要Excel排序的内容;不要让Excel替你做假设。

存储日期和时间为文本

如果按日期排序的结果不符合预期，则包含排序键的列中的数据可能包含存储为文本数据而不是数字的日期或时间(日期和时间是格式化的数字数据)。

在上图中，a . Peterson的记录最终位于列表的底部，根据2014年11月5日的借阅日期，它应该在a . Wilson的记录之上，后者的借阅日期也是11月5日。出现意外结果的原因是a . Peterson的借款日期被存储为文本，而不是数字。

混合数据和快速排序

当对包含文本和数字数据的记录使用快速排序方法时，Excel会分别对数字和文本数据进行排序，将包含文本数据的记录放置在排序列表的底部。

Excel还可能在排序结果中包括列标题，将它们解释为另一行文本数据，而不是数据表的字段名。

这种警告

当使用“排序”对话框时，即使是对一列进行排序，Excel也可能会显示警告，提示它遇到了以文本形式存储的数据，并给出以下选项:

• 将任何看起来像数字的东西排序为数字。
• 将数字和存储为文本的数字分别排序。

第一个选项将文本数据放置在排序结果的正确位置。第二个选项将包含文本数据的记录放在排序结果的底部，就像使用快速排序一样。