在Microsoft 365中构建Access数据库

Microsoft Access-一部分微软365办公套件——提供了一个健壮的桌面级关系数据库，不需要服务器就能运行。Access数据库在硬盘驱动器或网络共享上的固定文件中工作，并提供用于创建表、查询、表单和报告的复杂工具。

入门和访问中的重要术语

启动Microsoft Access。从创建菜单项，选择表格．表是数据库中存储的基本单位。在像表这样的对象中，信息以属性/值组合的形式存储。

下面是一些你在使用Access时应该知道的重要术语:

• 字段:表中与列对应的数据元素。
• 数据库:数据库是一系列定义良好的对象，您可以通过关系连接它们。
• 形式:一个图形化的前端，您可以在其中向表格中输入信息。
• 查询:一个查询提取一个或多个表的某个子集，以获得一个独特的动态信息集。
• 记录:表中与行对应的数据元素。
• 报告:表的内容或查询的结果。报告是可打印的信息摘要。
• 表:结构化的、定义良好的属性集合。表的组织由字段(列)和记录(行)组成。

Access中的对象关系

所有的表通过一系列的的关系。Microsoft Access是一个关系数据库管理系统，这意味着它强制执行规则，管理一个表中的数据如何与另一个表中的数据关联。

如何在Access中使用表单

使用表单方便有序地将记录输入数据库。表单是为支持数据输入而优化的图形化工具。用户无需直接向表中添加信息，而是将其输入到表单中，这样更容易导航和阅读。

Access查询

查询的结果与表的结果并不完全匹配。相反，查询使用高级过滤和排序规则从一个或多个表中提取，以返回一个类似于表的结果，该结果提供报告或结构化导出文件。

Access中的报表

使用报表获取查询结果或表的内容，并创建可轻松打印或在屏幕上共享的可读版本。报表总结表的全部或部分内容。

访问中的特殊数据源

Microsoft Access是一个前端报告工具，从测试文件中提取数据，Excel电子表格，SQL或Azure数据库，微软的Outlook，或其他数十个信息来源。通过导入链接的表或导入的数据源，您可以自由地使用Access作为查询工具和报告代理。Access还支持向其他数据库和Microsoft SharePoint平台发布报告和数据。

Access中的输出格式

在大多数情况下，Access数据库中的信息都保存在数据库中。但是，查询和报告将以Excel、纯文本、XML、PDF或XPS格式从数据库中干净地导出。此外，Access还提供Microsoft Outlook和Microsoft Word分发列表。