如何使用扫描仪进行组织

数字化纸质文件组织重要文书工作时可以帮助。数字文件，包括PDF.s，可以使用可搜索的文件转换为可搜索光学字符识别（OCR）软件通常附带打印机。这意味着您的信息不占用房间，更容易找到。此外，您可以在在线存储设施中在CD或DVD上保存您的数字文件。以下是如何组织扫描的文件。

如何使用扫描仪进行组织

以下是您可以使用扫描仪组织您的业务或家庭的一些步骤。您需要一个文档扫描仪进行这项工作。它不需要昂贵或花哨。如果您没有，请从这些开始照片扫描仪和文档扫描仪的评论有些最好的购买。

1. 通过您的文书工作，决定您可以数字化以及您可以安全地抛出的内容。

   这可能需要一些时间。如果需要，以小的增量工作。

2. 在数字化文件之前，创建文件夹和子文件夹以存储文件。考虑您需要的类别，并为每个所需的文件夹设置。将信用卡收据放在一个文件夹中，在另一个文件夹中，汽车保险文书工作。电话票据，杂货收据，家庭维修票据等可以放在单独的文件夹中。在每个文件夹中，每年（或月份）创建子文件夹。首先从有组织的系统开始，并将新文书工作添加到右侧文件，而不是每次扫描新收据时重新排列系统。

   要在Windows中创建新文件夹，请右键单击桌面并选择新的>文件夹。在新文件夹中重复此步骤以创建子文件夹。在Mac中创建一个新文件夹，请选择文件>新建文件夹或者按转移+命令+N。

3. 确保扫描仪或打印机带有光学字符识别（OCR）软件。这允许您将文档扫描到PDF格式并编辑文件。您的Windows计算机上有一个很好的机会。

   如果您的计算机上未安装OCR软件，ABBYY FineReader和Adobe Acrobat Pro DC是流行的选择。

4. 是时候扫描你的文件了。确切的是，这取决于您使用的扫描仪和软件的类型。

   乐动体育赞助LifeWire有用于扫描文件的指南视窗和苹果电脑。

5. 当您完成数字化文件时，请保持物理文书工作。每次获取新收据或文书工作时，请确保自动扫描文档。否则，文件将开始再次堆积。