如何使用电子邮件注意礼貌礼仪吗

尽管在线交流方法的扩散,电子邮件仍是最受欢迎,近3000亿人每天的邮件发送在2019年。无论你是全新的电子邮件或几十年来一直在使用它,确保你以下邮件礼节的规则。

回顾你的消息之前发送

在您输入您的收件人的地址,创建一个适当的标题,写你的信息,并附上证明文件,回去一定要尽对的:

• 审查的消息。有什么不清楚吗?有语法错误或拼写错误吗?你说一切你想说什么?
• 检查你的消息。将链接到外部源澄清你的意思吗?将一个链接帮助收件人尽快找到一个网站吗?
• 看收件人的名字。你忘了一个重要的人需要看到消息了吗?你添加的人不应该看到消息了吗?
• 看你的地址。如果你有不止一个,一定要从最合适的一个用于发送消息的目的信息。
• 确定消息优先级。信息需要标记为重要吗?
• 添加支持文档。你忘记附件了吗?

不要总是回答

你应该知道,当不要全部回复群邮件。如果每个人都在最初的邮件(你回应)需要知道你不得不说,使用“回复所有人。

例如,人一个邮件你和B想出如何庆祝你与公司老板的10周年纪念日。你的反应是A和B都相关,所以使用“回复所有人回复。

如果有人通过电子邮件发送一个聚会邀请你和其他20个的朋友,你的回答不相关的其他邮件接收者,所以使用回复只有原来的发送方发送一个响应。

写有效的主题行

的关键写好邮件主题是确保它简要地捕捉你的信息的本质。下面是一些例子:

• 销售会议改为三点
• 万圣节派对的邀请
• 网站文本修订
• 本周的前20名视频挑选
• 新会员的细节
• 确认你的预约
• 请求筹款活动的志愿者

使标题更有效,包括你想要收件人的行动,如:

• 万圣节派对邀请,回复5月11日
• 网站文本修订——周二需要批准

解释为什么你向前

当你从别人转发的电子邮件消息,新的收件人解释为什么你这么做,你期望他们如何从中受益。例如,假设一个客户,杰伊,发送你一个问题,你不知道答案。消息转发给你的同事,莎拉,报告说,“莎拉,杰伊想知道的过程从他的移动设备登录我们的门户。详情见下文。你能帮助吗?”

解释你为什么CC

如果你cc某人的电子邮件消息,向主收件人解释,你这样做,以及为什么。举例来说,假设珍娜想要加入读书俱乐部,你送她的信息。cc读书俱乐部领导,安,詹娜和写,“我抄送我们的领袖,安,所以她能看到我寄给你并填写任何我可能离开。”When you use this process, Ann also knows why she's receiving a copy of the message.

让发送方知道他们的信息已经收到

电子邮件可以在邮件或迷失垃圾邮件过滤器。作为礼貌,尤其是重要信息(如附件或与最后期限),写一个简短的报告让发送方知道收到他们的电子邮件。例如,如果你的老板给你发送一个新项目,回答,“明白了,我明天开始。”

尽量少用缩写

不是每个人都知道每一个缩写,所以使用尽可能少的,只有当你确定收件人知道他们的意思。有几个商业电子邮件通信中常用的缩写。这里有几个:

• 尽快:尽快
• 顺便说一句顺便说一下:
• 爆炸品处理:结束一天
• 加工:信息结束(通常用于主题表示没有邮件正文)
• EOW:星期结束
• 仅供参考为您的信息:
• 国际海事组织:在我看来
• 已坏:离开办公室
• Y / N:是或否

小心讽刺和幽默

因为你没有得到的背景下,面部表情和语调在电子邮件,这不是一种好媒介表达讽刺或幽默,尤其是接受你不知道。表达你的信息简单而直接,至少直到你了解收件人。如果你真的不能帮助自己,包括一个微笑或大笑表情符号来显示你在开玩笑吧。

选择一个合适的结局

有时很难知道如何最后一封电子邮件。这里有一些建议,根据情况:

• 谢谢或非常感谢:如果你要求一个忙。
• 爱或拥抱如果收件人是一个朋友或家庭成员。
• 干杯或最好的如果收件人是一个随便的熟人。
• 真诚:如果你的信息是正式的。
• 致以最亲切的问候或亲切的问候:如果你想保持一份正式的商业基调。