执行一个Microsoft Word Excel中邮件合并

这篇文章解释了如何使用微软Word和Excel中的邮件合并功能结合文本从一个Word文档数据源文档,例如电子表格。指令在本文中应用为微软365词,词2019字2016字2013,,2010字。

邮件合并的数据做好准备

邮件合并功能能够无缝地使用这个词来自Excel的数据。在字(词),您可以创建一个数据源,选择使用这些数据是有限的。如果你有邮件列表中的数据表格,不需要重新输入到词的数据源的信息。

您可以使用任何Excel工作表在一个字邮件合并功能没有任何特别的准备。然而,避免错误的邮件合并过程,这是一个好主意组织电子表格中的数据。

组织电子表格数据

组织你的Excel邮件列表数据行和列。把每一行作为一个记录,每一列作为一个领域你要插入你的文档。

• 把所有的数据放在一个表:邮件列表数据你打算使用邮件合并必须在一个表。如果是跨多个表,把床单或执行多个邮件合并。同时,确保床单明确的名字命名,你必须选择一个你不能够把它打算使用。
• 创建一个标题行:创建一个标题行表你打算使用邮件合并。一个标题行一行包含标签识别数据在下面的细胞。为了方便Excel区分数据和标签,使用粗体文本,细胞边界和细胞着色,是独一无二的标题行。另外,确保你选择的标题匹配字段名称合并,这也将使它不太可能会发生错误。
• 正确格式数值数据:确保街道号码和邮政编码是正确格式化的方式他们应该出现邮件合并完成后。不正确的格式化的数字合并可能会导致错误。

如何指定邮件合并收件人列表吗

下面是如何将你准备的Excel工作表包含邮件列表与您的Word文档:

1. 在字(词)打开文档你将使用邮件合并模板。这可能是一个新文档或现有文档。选择邮件>开始邮件合并。

   

2. 选择你想要运行的合并。你的选择是

   • 信
   • 电子邮件信息
   • 信封
   • 信
   • 目录

   如果你愿意,你也可以使用邮件合并向导来创建你的邮件合并。对于本例,我们将介绍的步骤创建一个手动邮件合并。

3. 然后,去邮件选项卡并选择选择收件人>使用现有的列表。

   

4. 浏览并选择Excel文件你准备邮件合并,然后选择开放。

5. 如果有提示您,选择Sheet1美元>好吧。

   如果你的Excel列标题,选择数据的第一行包含列标题复选框。

创建或编辑邮件合并文档

与你的Excel电子表格连接到邮件合并文档你创造的词,是时候编辑你的Word文档。

在你的文档中插入字段合并

在字(词),选择邮件>插入合并字段将信息从电子表格文档。选择您想要添加字段(名、姓、城市、州或其他),然后选择插入。

查看邮件合并文档

词不延续从数据源格式合并字段插入文档。如果你想申请格式如斜体、粗体、或强调,在字(词)。

当查看文档字段,选择双箭头两边的领域你想应用格式。在文档中查看合并数据时,强调你希望改变的文本。

合并后的文件预览

预览合并后的文件,去邮件>预览结果。这个按钮就像一个拨动开关,所以如果你想回到只查看字段,而不是它们包含的数据,按一遍。

使用按钮浏览合并文档在邮件选项卡。他们是,从左到右:第一张唱片,以前的记录,去记录,下一个记录,最后的记录。

完成邮件合并文档

当你准备合并这些文件,你有两个选择:

• 打印文件:合并到打印机的文档。如果您选择这个选项,文档被发送到打印机没有任何修改。要做到这一点,选择邮件>完成与合并>打印文件。
• 编辑个人文档:如果您需要个性化的部分或全部文件(另一种方法是添加一个注意字段在数据来源个性化的票据)或进行其他更改打印之前,编辑每个文档。要做到这一点,选择邮件>完成与合并>编辑个人文档。

无论选择哪种方法,您应该会看到一个对话框,您可以告诉词合并所有记录,当前记录,或一系列的记录。选择你想要的记录打印,然后选择好吧。

如果你想合并范围,输入开始数量最后的记录数量你想要包含在合并,然后选择好吧。