如何保持你的Word文档组织

如果你花更多的时间寻找Microsoft Word文件比你工作在你的文档中,利用组织功能词和你的电脑。

保存所有文件缩略图

保存文件预览图像或缩略图使它更容易识别你所需要的文档而不打开它。

保存所有Word文档的预览或缩略图:

1. 在Microsoft Word中,打开一个空白或现有的文档,然后去文件选项卡。

   

2. 选择信息。

   

3. 选择属性下拉箭头,选择高级属性。

   

4. 在属性对话框,去总结选项卡。

   

5. 选择对所有Word文档保存缩略图复选框。

   

6. 选择好吧。

   

更新Word文档属性

如果你工作与一些有类似的名称和位置的Word文档,使用Word文档属性特征。

1. 打开文档,你想添加描述性的属性,然后去文件选项卡。

   

2. 选择信息。

   

3. 选择属性下拉箭头,选择高级属性。

   

4. 在属性对话框,去总结选项卡。

   

5. 输入注释,关键词,分类,标题和主题信息,以帮助您区分你的文件。

   

6. 选择好吧应用更改并关闭对话框。搜索时,词可以准确地找到你所需要的东西。

文件夹在您的计算机上,使用它们

为你的Word文档和设置一个文件夹的名字你不会忘记的东西,比如MyWordDocs。填充用文件夹命名的方式对你是有意义的,并使用这些文件夹来保存和Word文件。如果你每周生产会议指出,例如,让这些笔记和一个文件夹包含其他文件夹里面几个月或几年。

如果你有多年的Word文档在你的电脑上,没有时间打开每一个并决定是否继续与否,使每年一个文件夹和文件移动到这些文件夹。这是一个很好的方式来存储大文件,直到你有时间组织文件的方式适合你。

使用一致的文件命名系统

建立一个命名系统快速找到你想要的文件。有很多方法来命名您的文件。选择一个命名系统并一致地使用它。

这里有一些建议:

• 包括文档文件名的类型,例如,合同,租赁或时事通讯。通过这种方式,您可以看看找一个文件的文件名。
• 开始文件名称与客户的名字(或者收件人的姓如果文档是字母)。
• 包括文件名中的日期。

把你的时间

如果你的电脑硬盘是低存储空间,不解决你的组织任务。工作分解成可管理的块,每天花15分钟的工作。

你组织单词文件在您的计算机上,把每个文件放在一个文件夹,你新建一个文件夹,或删除不再需要的文件。如果你不确定如何处理一个文件,把它放在一个文件夹HoldUntilDate并选择一个日期在未来,如果你还没有打开文件夹,然后,你会感觉舒服的删除它。

不管你做什么类型的文件夹,把这些文件夹在您的主文件夹,这样你就会知道在哪里看。